Trại họp bạn ngành Thiếu Vùng Châu Á Thái Bình Dương lần thứ 26 sẽ được khai mạc vào ngày 28/12/2009, kết thúc ngày 03/01/2010. Hướng Đạo Việt Nam đã được mời và đã đăng ký vào ngày 15/04/2009 và 14/05/2009 bởi BHĐ và HĐHĐQG.

Nếu tính theo thời điểm này hầu hết học sinh cấp 2 và cấp 3 đều phải thi học kỳ do đó sẽ khó có Thiếu sinh ghi danh tham dự được.

Vào ngày 09/11/2009, TP. Cần Thơ được 2 Trưởng HĐHĐQG đến thăm cho biết đã quyết định không tổ chức đưa các em đi vì số lượng quá ít. Như vậy số lượng HĐS tham dự sẽ không còn bao nhiêu. Ngày 15/11/2009 là hết hạn bổ túc hồ sơ của ban tổ chức trại họp bạn.